چقدر طول کشید تا آخرین کارمندان شرکت را استخدام کنید؟
چقدر زمان، هزینه و انرژی برای پر کردن یک موقعیت شغلی در شرکتتان صرف کردید؟
برای آن‌که بفهمید ats چیست، همه کارهایی را که به طور معمول برای پیدا کردن و استخدام کارمندان جدید انجام می‌دهید در نظر بگیرید: نوشتن شرح شغل، انتشار آگهی شغلی در سایت‌های کاریابی، پیگیری هر درخواست، بررسی کامل رزومه، تماس با افراد مورد نظر، برگزاری مصاحبه و…، این لیست ادامه دارد! حتی زمانی که فرد مورد نظر خود را پیدا کردید، هیچ تضمینی وجود ندارد که آن‌ها بپذیرند با شرایط موجود در شرکتتان شروع به کار کنند. همه این موارد می‌تواند زمان، انرژی و منابع زیادی را از شما بگیرد، به خصوص اگر فرآیند استخدام در شرکت شما به صورت دستی باشد.
به همین دلیل است که تعداد بیشتری از کسب و کارهای کوچک، متوسط و بزرگ (طبق آمار ارائه شده، 98٪ از شرکت‌های Fortune 500)، برای مدیریت فرآیند استخدامهای خود به نرم افزار مدیریت استخدام یا همان ATS روی می‌آورند. استفاده از این سیستم به تنهایی می‌تواند به مشاغلی با اندازه‌های مختلف، کمک کند تا کارایی فرآیند استخدام را دو برابر کنند، افراد مستعدتری پیدا کرده و آن‌ها را سریعا در موقعیت‌های شغلی مناسب قرار دهند. اما نرم افزار ats چیست و چه کمکی به بهبود فرآیند جذب و استخدام سازمان‌ها می‌کند؟
در ادامه با سیستم ردیابی متقاضی، نحوه کار با آن، امکانات و مزایای این سیستم بیشتر آشنا می‌شویم.
ATS چیست؟
برای آشنایی با سیستم ats بهتر است ابتدا بدانیم ats مخفف چیست؟ ats مخفف applicant tracking system به معنی سیستم ردیابی کارجو یا متقاضی است. برای شروع می‌توان گفت که ats فقط یک ابزار نیست. این برنامه نوعی نرمافزار یا مجموعه‌ای از ابزارهای دیجیتالی روی یک پلتفرم است که به شما کمک می‌کند در یک بستر واحد کارمندان جدید را پیدا کرده، با آن‌ها مصاحبه کنید و در نهایت نیروی مورد نظرتان را استخدام کنید. استفاده از سیستم اتوماسیون جذب و استخدام ATS این امکان را به شما می‌دهد تا هر مرحله از فرآیند استخدامی را مستقیما از صفحه دسکتاپ یا تلفن همراه خود مدیریت کنید.
سیستم ردیابی متقاضی یا ats کارجویان را بررسی کرده و تمام اطلاعات آن‌ها را به صورت یکجا در اختیارتان قرار می‌دهد. بسته به نوع نرم افزار، atsهمچنین می‌تواند شامل امکان دریافت خودکار درخواست کارجویان، به‌روز نگه داشتن و اطلاع‌رسانی به آن‌ها در هنگام تغییر وضعیت درخواست یا درخواست از کارجویان برای تأیید زمان مصاحبه نیز باشد.
مطلب مرتبط: ویژگی‌های یک سیستم ATS حرفه‌ای چیست؟
نحوه عملکرد سیستم‌های ردیابی متقاضی
4 مرحله اساسی در نحوه عملکرد سیستم ردیابی متقاضی ATS وجود دارد:
- در مرحله اول، یک درخواست شغلی وارد ATS می‌شود. این درخواست شامل اطلاعاتی در مورد موقعیت شغلی مانند عنوان شغلی، مهارت‌های مورد نظر و تجربه مورد نیاز است.
- سپس سامانه ats از این اطلاعات برای ایجاد نمایه برای کارجوی ایده‌آل استفاده می‌کند.
- زمانی که متقاضیان رزومه خود را ارسال می‌کنند، ATS آن‌ها را بر اساس میزان تطابق با نمایه ایجاد شده، تجزیه، مرتب سازی و رتبه‌بندی می‌کند.
- سپس مدیران منابع انسانی به سرعت واجد شرایط‌ترین کاندیداها را شناسایی کرده و فرآیند استخدام را پیش می‌برند.
ATS کندو چیست و چه کمکی به کسب و کارها می‌کند؟
کندو یک نرم افزار ats ایرانی (سیستم یکپارچه مدیریت فرایند جذب و استخدام کارجویان) است. در حقیقت کندو یک نرم افزار تحت وب است که به‌صورت سرویس ابری در اختیار سازمان‌ها قرار گرفته و برای استفاده از آن نیازی به دانلود نرم افزار ATSندارید. این ابزار به سازمان‌ها کمک می‌کند بتوانند سریع‌تر، ساده‌تر و بهینه‌تر، کارجویانی متناسب با ارزش‌های سازمان را به تیم‌هایشان اضافه کنند. کندو به شما کمک می‌کند از صفر تا 100 فرآیند استخدام را به صورت یکپارچه مدیریت کنید و با کمک به کاهش زمان 80 درصدی در فرآیند استخدام، هزینه‌های استخدام را تا 50 درصد کاهش داده و بهره‌وری کارشناسان منابع انسانی سازمان را تا 59 درصد افزایش بدهید.
تاکنون سازمان‌های زیادی از جمله سفرهای علی بابا، اسنپ، آپارات، استیل البرز، صبا ایده، اسکای روم، لندو و ارکید فارمد به کندو اعتماد کرده و برای مدیریت فرآیند استخدام خود از خدمات این سیستم استفاده می‌کنند.
حال که متوجه شدیم سرویس ats چیست و با ats کندو نیز آشنا شدیم، بهتر است به این سوال جواب بدهیم که سرویس ats کندو دقیقا چه کمکی به بهبود فرآیند استخدام سازمان‌ها می‌کند؟
مطلب مرتبط: نرم افزار ATS چه کمکی به سازمان شما می‌کند؟
جذب بهترین نیروها
با استفاده از نرمافزار ATSکندو، شما می‌توانید کارجویان را بر اساس دسته‌های مختلف از قبیل محل سکونت، میزان تحصیلات و یا مهارت جستجو کنید. وجود فیلترهای مختلف، کار جستجو در این بستر را برای مسئولین استخدام بسیار ساده‌تر کرده است.
ابزار ats داخلی کندو به استخدام کنندگان این اجازه را می‌دهد که فرآیند استخدام را استانداردسازی کرده، بهترین کارجویان را پیدا کنند و در نتیجه بهترین تصمیم را بگیرند.
یکپارچه‌سازی افراد و داده‌ها
استفاده از نرمافزار مدیریت جذب و استخدام باعث تجمیع همه رزومه‌ها و جمع بندی ارزیابی‌ها و نظرات همه اعضای تیم استخدام در یک محل و به صورت یکجا می‌شود .شما در این سیستم تمامی جزئیات لازم برای بررسی کارجویان را در یک فضای ابری در دسترس دارید.
در سرویس ATS کندو، بدون اینکه نیاز باشد از برنامه خارج شوید، می‌توانید از رزومه یک کارجو به اطلاعات کارجویی دیگر رجوع کرده، وضعیت درخواست کارجو را تغییر داده و آن‌ها را انتخاب یا ذخیره کنید. با وجود این سیستم یکپارچه، عملا امکان نادیده گرفتن، حذف شدن یا گم شدن درخواست‌ها وجود ندارد.
به این ترتیب، با یکپارچه شدن تمام داده‌های مربوط به افراد و فرآیندها، مسئول استخدام سازمان می‌تواند با بررسی رزومه‌های بیشتر، تصمیمات داده محور بهتری را اتخاذ و استراتژی‌های موثرتری را برای جذب بهترین نیروها پیاده‌سازی کند.
بهبود و ساده‌سازی آگهی استخدام
احتمالا این سوال برایتان پیش آمده است که بهبود آگهی استخدام در ابزار ats چیست و چگونه به ساده‌سازی انتشار آگهی کمک می‌کند؟ سیستم‌های یکپارچه مدیریت فرآیند جذب و استخدام مانند ابزار کندو، به شما این امکان را می‌دهد تا در چندین پلتفرم متفاوت آگهی فرصت شغلی خود را منتشر کنید. در این صورت دیگر نیازی نیست که در هر سایت و شبکه اجتماعی به صورت جداگانه به بارگذاری آگهی استخدام خود بپردازید. این سیستم در آخر همه نتایج (از سایت و شبکه‌های اجتماعی مختلف) را بطور یکپارچه به دست شما می‌رساند.
تسریع روند استخدام
با این سیستم، کارهایی که در حالت معمول ساعت‌ها زمان شما را صرف می‌کنند، به راحتی و با صرف کمترین وقت انجام می‌شوند. اموری مانند تجزیه و تحلیل رزومه‌ها و یا حذف کردن داوطلبانی که واجد شرایط نیستند، در حالت عادی شاید روزها زمان ببرند؛ اما با سامانه کندو، انجام این کارها بسیار راحت‌تر و سریع‌تر خواهد بود. نرمافزار ATS اموری مانند ارسال اعلان‌ها به کارجویان و یا تعیین زمان مصاحبه را به صورت کاملا اتوماتیک برای شما انجام می‌دهد.
بهبود کیفیت استخدام
بسیاری از نرم‌افزارهای ATS به شما این امکان را می‌دهند تا استانداردها و صلاحیت‌های از پیش مشخص شده‌ای را برای غربالگری کارجویان فاقد صلاحیت و اولویت‌بندی گزینه‌های ایده‌آل تعیین کنید. با این کار، استخدام کنندگان تنها با درخواست‌های گزینش شده سروکار خواهند داشت.
با خودکار کردن وظایف معمول اداری در فرآیند استخدام، مسئول منابع انسانی وقت بیشتری برای تعامل با داوطلبان داشته و به همین دلیل می‌تواند با جمع‌آوری اطلاعات بیشتر و ارزیابی، تصمیمات دقیق‌تری اتخاذ کند.
مطلب مرتبط: مزایای استفاده از ATS چیست؟
ایجاد تجربه کارجویی بهتر
امروزه بازار کار بیشتر کارجو محور شده است؛ به این معنا که تجربه کارجویان از استخدام، بخشی حیاتی از آن به حساب می‌آید. به این ترتیب، ارائه خدمات استخدام به‌روزتر، سازمان‌یافته‌تر و جذاب‌تر، نه تنها برای سازمان شما، بلکه برای کارجویان متقاضی نیز تجربه بهتری را از فرآیند استخدام فراهم می‌کند.
استفاده از ابزار ats کندو، نه تنها برای کارکنان بخش منابع انسانی یک سازمان باعث صرفه جویی در وقت می‌شود، بلکه می‌تواند برای داوطلبان نیز باعث کاهش زمان هدر رفته شود. وجود یک برنامه ساده و در دسترس باعث می‌شود تا کارجو بتواند به راحتی و با صرف کمترین وقت به دریافت جاب آفر، ارسال رزومه و آگاهی از نتیجه بپردازد و این ویژگی باعث می‌شود تجربه خوبی از برند شما در ذهن کارجویان شکل بگیرد.
یافتن و حذف اطلاعات تکراری کارجویان
سیستم ATS ، با دارا بودن تکنولوژی هوش مصنوعی، به بررسی رزومه‌های ارسال شده خواهد پرداخت و طی این روند رزومه‌ها و اطلاعات تکراری داوطلبان را حذف و از تکرار آن‌ها جلوگیری خواهد کرد. همین امر کمک زیادی به صرفه‌جویی در وقت اعضای منابع انسانی می‌کند.
ارائه گزارش پیشرفته
سیستم مدیریت استخدام کارجو معمولا دارای ویژگی‌های تجزیه و تحلیل و گزارشگری است که می‌تواند دید گسترده‌تری برای تصمیم‌گیری‌های داده محور برای شما فراهم کند. اما گزارش پیشرفته ats چیست و چگونه به ساده‌تر شدن روند استخدام کمک می‌کند؟
گزارش استخدام، گزارشی است از سوی بخش منابع انسانی که هر سازمانی به آن احتیاج دارد. نرمافزار ATS کندو می‌تواند به شناسایی منبع استخدام بهترین متقاضیان و یا تعیین میزان کارایی روند استخدام بپردازد. همچنین ATS می‌تواند به پیگیری اطلاعات فرصت‌های شغلی پرداخته و به به‌روز نگه‌داشتن و مدیریت اطلاعات کارجویان کمک کند.
امکان غربالگری بهتر و سریع‌تر رزومه
سازمان‌ها برای هر موقعیت شغلی، بطور میانگین حدود 250 رزومه دریافت می‌کنند؛ ارزیابی رزومه‌ها و رسیدگی به همه این درخواست‌ها برای مسئول استخدام کاری بسیار سخت و طاقت‌فرسا است. ارزیابی و انتخاب از بین این تعداد درخواست، بار کاری بالایی برای فرد یا افراد مسئول دارد.
مسئله دیگری که وجود دارد این است که افراد زیادی بدون توجه به شرایط لازم برای یک شغل اقدام به ارسال رزومه برای آن می‌کنند. این کار زحمت بسیار زیادی برای تیم استخدام به بار می‌آورد؛ چرا که لازم است صدها رزومه را بررسی کرده و غربالگری کنند و از بین آن‌ها افراد دارای بهترین شرایط را انتخاب و ارزیابی کنند. اما با کمک ATS استخدام کننده نیازی به بررسی تک تک رزومه‌های ارسال شده ندارد. این سیستم درخواست‌ها را به صورتی به شما نشان می‌دهد که در کمترین زمان و خیلی راحت به بررسی و مقایسه آن‌ها پرداخته و درخواست‌های فاقد شرایط لازم را حذف کنید.
مطلب مرتبط: چگونه رزومه خود را برای سیستم ATS بهینه کنیم؟
کاهش هزینه‌های استخدام
تکرار فرآیند استخدام و غربالگری برای جذب نیروهای مستعد و توانمند، هزینه زیادی برای شرکت‌ها و سازمان‌های کوچک و بزرگ دارد.
برنامه ATS با قیمت مقرون به صرفه، کارایی بالا و غربالگری حرفه‌ای، این مشکل را برای سازمان‌ها حل کرده است. با استفاده از این سیستم، هزینه‌ای که برای هر بار استخدام و غربالگری متقاضیان صرف می‌شود چندین برابر کمتر از حالت استخدام سنتی است.
بهبود ارتباط بین بخش‌ها در سازمان
کاملا واضح است که یک محیط داخلی قوی و حرفه‌ای، منجر به ایجاد یک نمای بیرونی قابل اعتماد از برند شما می‌شود.
یکی از اصلی‌ترین مشکلاتی که سازمان در طی فرآیند استخدام با آن روبرو است، نبود اطلاعات کافی و ارتباط ضعیف بین بخش‌ها است. مثلا زمانی که استخدام کننده می‌خواهد برای بخش اجرایی سازمان اقدام به انتشار آگهی استخدام کند، باید با آن بخش بطور کامل آشنایی و درباره شرایط و نیازهای آن آگاهی کامل داشته باشد. نبود این ویژگی باعث می‌شود استخدام به نحو درستی صورت نگیرد.
یک سیستم ردیابی کارجو، امکان بهبود ارتباط بین اعضای تیم استخدام و افراد دیگری را که در کل این روند درگیر هستند، فراهم می‌کند. همچنین این امکان را به شما می‌دهد که به راحتی به چندین نفر پیام ارسال کنید و در یک جدول زمانی سازمان یافته وظایف را تعیین کنید. علاوه بر این، همه اعضای تیم می‌توانند روی هر درخواست، یادداشت، امتیاز و همچنین بازخورد بگذارند. در نهایت شما با کاغذ بازی‌های کمتری و روند سازمان یافته‌تری در استخدام روبرو خواهید بود.
برنامه ریزی آسان برای مصاحبه
اگر می‌خواهید بدانید یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های ats چیست، می‌توان گفت تسهیل برنامه‌ریزی برای مصاحبه شغلی و ارتباط با کارجویان انتخاب شده توسط کارفرما مهم‌ترین بخش این ابزار است. در طی مراحل استخدام لازم است زمان‌های مصاحبه با کارجویان تنظیم شود و بعد از انجام مصاحبه وضعیت کارجو از لحاظ شایستگی‌های مورد نیاز برای بر عهده گرفتن شغل مورد نظر در قالب ارزیابی ثبت و ذخیره شود.
مساله دیگری که سازمان‌ها با آن مواجهند، اطلاع رسانی در مقاطع زمانی مختلف به کارجویان و افرادی در سازمان است که درگیر فرآیند استخدام هستند. به عنوان مثال، کارجویانی که برای یک موقعیت شغلی رزومه ارسال می‌کنند، تمایل دارند به سرعت بازخورد مناسبی در خصوص درخواست خود دریافت کنند.
با این حال، انجام این اطلاع رسانی‌ها به صورت دستی کاری زمانبر است و نیاز به ابزارهای به خصوصی برای مدیریت و رهگیری درخواست‌ها دارد. به همین دلیل، عدم دریافت پاسخ مربوط به ارزیابی درخواست شغلی، یکی از مهم‌ترین دلایل نارضایتی کارجویان از سازمان‌ها است.
هنگام تعیین زمان مصاحبه، اختصاص زمان کافی به هر یک از متقاضیان، اطمینان از اینکه با وقت شخص دیگری درگیر نمی‌شود و همچنین آن شخص امکان حضور در آن زمان را دارد یا نه، اهمیت زیادی دارد. اما این کار زمان زیادی از شما گرفته و همچنین باعث ایجاد سردرگمی و اتفاقاتی از قبیل تداخل زمان‌ها با هم و… در هنگام برنامه‌ریزی می‌شود.
سیستم ردیابی متقاضی می‌تواند به طور خودکار وقت مصاحبه متقاضیان نهایی را تعیین کرده، برای آن‌ها ایمیل ارسال کند و با خودکار کردن روندهای اشاره شده، به سریع‌تر، بهینه‌تر و موثرتر پیش رفتن فرآیند جذب و استخدام در سازمان‌ها و در نتیجه صرفه جویی در زمان منابع انسانی منجر شود.
یکپارچه‌سازی با سایر ابزارها
اکثر افراد مجبورند برای مدیریت استخدام خود بین صفحات وب، ایمیل، جاب بوردها و رسانه‌های اجتماعی در حال جابجایی باشند؛ مشخص است که این روند بسیار گیج کننده بوده و باعث پراکندگی ذهنی و ایجاد خطا در کار می‌شود. ATS این امکان را به شما می‌دهد که به داده‌های کارجویان در یک مکان واحد دسترسی داشته باشید. پروفایل‌های دقیق و منظم کاندیداها، از رزومه و پروفایل‌های اجتماعی گرفته تا ارتباطات و عملکرد مصاحبه کارجویان، بطور کاملا منظم و یکجا در برنامه ats برای شما جمع آوری می‌شود.
Ats کدام نیازها و مشکلات سازمان را مرتفع می‌کند؟
یک نرم افزار مدیریت یکپارچه فرآیند جذب و استخدام (ATS)، بیشتر برای سازمان‌هایی کاربرد دارد که تعداد زیادی موقعیت شغلی فعال دارند و درخواست‌های شغلی بسیاری در فرآیند جذب و استخدام دریافت می‌کنند. حال که متوجه شدید ats چیست و چه کاربردی دارد، احتمالا برایتان این سوال ایجاد شده است که ATS دقیقا کدام مشکلات فرآیند استخدام را حل و کدام نیازها را برآورده می‌کند؟
در ادامه به توضیح مشکلاتی که در این فرآیند وجود دارد و راه‌حل‌هایی که نرم افزار مدیریت فرایند استخدام ats به شما ارائه می‌کند می‌پردازیم.
مشکلات و راهکارهای ATS
مشکل: انتشار شغل در سایت‌های کاریابی مختلف زمان بر و هزینه بر است.
راهکار: ای تی اسی که به چندین سایت کاریابی متصل شده می‌تواند به یکباره شغل را در گستره‌ای از سایت‌های کاریابی متنوع منتشر کند.
مشکل: ایجاد و اصلاح صفحه فرصت‌های شغلی مستلزم صرف زمان برنامه نویسان است.
راهکار: به کمک نرم افزار منابع انسانی ats، مدیریت و اعمال تغییرات در صفحه فرصت‌های شغلی به راحتی تغییر اطلاعات شخصی در شبکه‌های اجتماعی خواهد بود.
مشکل: کارشناسان استخدام در معرض انبوهی از ایمیل‌ها و رزومه‌های دریافتی برای بررسی قرار دارند.
راهکار: استخدام به کمک ATS به شما امکان مدیریت تا جمع‌آوری، سازماندهی و مشاهده اطلاعات کارجویان را با کیفیت بالا و رابط کاربری بسیار ساده می‌دهد.
مشکل: قالب‌های رزومه‌های دریافتی بسیار متنوع هستند.
راهکار: نرم افزار استخدام با تحلیل و بررسی رزومه‌ها، داده‌های آن‌ها در قالب استانداردی قرار می‌دهد که می‌توانید آن‌ها را به راحتی بررسی کنید.
مشکل: عدم وجود اطلاعات استاندارد شده‌ای مانند میزان سابقه کار مورد نظر در بررسی دستی رزومه‌ها.
راهکار: سیستم ats، رزومه‌هایی را که دریافت کردید، بررسی کرده و داده‌های کارجویان را به نوعی نمایش می‌دهد که مقایسه آن‌ها براساس اطلاعات مورد نیازتان سریع و ساده‌تر صورت بگیرد.
مشکل: زمان زیادی برای بررسی رزومه‌های غیرمرتبط هدر می‌رود.
راهکار: استخدام به کمک ATS این امکان را به شما می‌دهد تا رزومه‌های غیرمرتبط را به صورت خودکار فیلتر و رد کرده و اولویت‌های مورد نظرتان را در فرم استخدام مشخص کنید.
مشکل: استفاده از اکسل و گوگل شیت، ایمیل، تلگرام یا واتس‌اپ برای پیگیری کارجویان به کمک یک تیم استخدام، به مرور سنگین و طاقت فرسا می‌شود.
راهکار: سیستم ردیابی متقاضی به شما این امکان را می‌دهد که به راحتی شبیه به زمانی که در اینستاگرام یک کامنت می‌گذارید، روی پروفایل یک کارجو یادداشت ثبت کنید.
مطلب مرتبط: مقایسه سامانه ATS با HRIS
جمع‌بندی
فرآیند جذب و استخدام افراد مناسب، یکی از زمانبرترین و پرهزینه‌ترین فرآیندهای هر سازمان است. مسئولین منابع انسانی و کارفرمایان در شرکت‌های کوچک و بزرگ، برای هر بار استخدام یک فرد جدید در موقعیت‌های شغلی مختلف مجبور به صرف زمان، انرژی و هزینه زیادی هستند؛ با این وجود، در نهایت نیز ممکن است نتوانند مناسب‌ترین فرد را برای موقعیت شغلی مورد نظر جذب سازمان کنند. برنامه ats یک ابزار کاربردی برای ساده‌تر، سریع‌تر و هوشمندتر کردن سیستم جذب و استخدام سازمان‌ها است که می‌تواند به طور قابل توجهی در زمان و هزینه صرف شده برای پیدا کردن افراد مناسب سازمان صرفه جویی کند و کمک کند تا بتوانید برترین استعدادها را سریع‌تر به سازمان خود جذب کنید.
در این مقاله به این سوال جواب دادیم که ats چیست و با ats کندو نیز آشنا شدیم که امیدواریم برای شما مفید واقع شده باشد.
شما می‌توانید برای دریافت دموی رایگان کندو، با شماره پشتیبانی 91302575-021 تماس بگیرید.
