بهترین ATS؛ ویژگی‌های یک سیستم ATS حرفه‌ای چیست؟

جذب و استخدام نیروی کاری متخصص و توانمند، یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های مدیران منابع انسانی در سازمان‌های مختلف است. این کار معمولا به بررسی و تجزیه‌وتحلیل بسیاری نیاز دارد. باتوجه به این که معمولا برای هر موقعیت شغلی، متقاضیان بسیاری رزومه ارسال می‌کنند، فرایند استخدام معمولا زمان قابل‌توجهی را از آن‌ها می‌گیرد. از آنجایی هم که معمولا زمان برای استخدام‌کنندگان درجه اهمیت بالایی دارد، به ابزارهایی برای انجام این کار در کوتاه‌ترین زمان نیاز خواهند داشت. اینجاست که پیداکردن بهترین ATS به کمک این افراد خواهد آمد و از این نظر اهمیت بالایی پیدا می‌کند.

در این مقاله قصد داریم پس از مروری کوتاه بر معرفی سیستم ats و مزایای آن، ویژگی‌های یک سیستم ATS حرفه‌ای را بررسی کنیم. پس اگر شما نیز به دنبال آگاهی از ویژگی‌های نرم افزار مدیریت استخدام هستید، پیشنهاد می‌کنیم ادامه این مقاله از سایت کندو را از دست ندهید.

سیستم ATS چیست و چه کمکی به استخدام‌کنندگان می‌کند؟

ATS مخفف عبارت Applicant Tracking System است که به‌صورت ویژه برای آسان کردن کارهای استخدام‌کنندگان و کمک به آن‌ها در فرایند استخدام طراحی شده است. در پاسخ به سوال متداول در زمینه معنی ats باید گفت که می‌توان آن را معادل عبارت «سیستم ردیابی متقاضی» در نظر گرفت.

در حقیقت، سیستم های ردیابی متقاضی نوعی نرم افزار مدیریت استخدام هستند که به کارفرمایان و مدیران منابع انسانی در برنامه‌ریزی، پیگیری و اجرای مراحل مختلف استخدام، از لحظه شروع فرایند استخدام تا مراحل پایانی آن، کمک می‌کنند.

به‌طورکلی، سامانه ats در منابع انسانی به استخدام‌کنندگان اجازه می‌دهد که درخواست‌های کاری را از کارجویان یک موقعیت شغلی خاص دریافت کرده و این درخواست‎‌ها را ذخیره، مدیریت و ارزیابی نمایند.

در سال‌های اخیر، استفاده از ATS در استخدام به‌سرعت در بین سازمان‌های کوچک و بزرگ گسترش پیدا کرده است و بسیاری از شرکت‌های بزرگ دنیا در حال استفاده از این سیستم هستند. این سامانه دارای انواع مختلف و متنوعی است و هر سازمان بسته به نیاز و نوع فعالیت خود می‌تواند از یکی از انواع ats و بهترین ATS در میان برندهای موجود، استفاده کند.

در چند سال گذشته، atsهای ایرانی نیز به کمک کارفرمایان و استخدام‌کنندگان سازمان‌های مختلف در سراسر کشور آمده‌اند. از جمله معتبرترین نرم‌افزارهای مدیریت جذب و استخدام در ایران، می‌توان به atsکندو اشاره کرد که تاکنون خدمات خود را به سازمان‌های ایرانی مطرحی همچون علی‌بابا، آپارات، فیلیمو، همراه‌کارت، جاباما و اسکای روم، ارائه کرده است.

برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید مقاله «سیستم ردیابی متقاضی یا ats چیست» را مطالعه کنید.

استفاده از سیستم ATS چه مزایایی دارد؟

همان‌طور که گفته شد، استفاده از ابزار ats در فرایند استخدام، مزایای بسیاری برای مدیران منابع انسانی و کارفرمایان و همین‌طور کارجویان دارد. از جمله مهم‌ترین مزایا، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ساده‌سازی فرایند جذب نیروی انسانی
• انتشار آگهی فرصت‌های شغلی در چند جاب بورد (سایت کاریابی) به‌صورت هم‌زمان
• صرفه‌جویی در زمان با خودکار شدن کارهای تکراری
• ارتقای برند کارفرمایی
• مدیریت پایگاه داده استعدادهای متقاضیان
• ساده‌سازی مشارکت اعضای تیم استخدامی در فرایند جذب نیرو
• ایجاد تمرکز بر روی مدیریت اطلاعات و ردیابی کارجویان
• کاهش هزینه‌های مرتبط با استخدام در فرصت‌های شغلی مختلف
• جذب بهترین نیروی کاری در کمترین زمان ممکن

بهترین ATS چه ویژگی‌هایی دارد؟

در بخش‌های قبل این مقاله درباره معرفی سیستم ATS، مزایای آن و نقش این سامانه در بهبود فرایند استخدام صحبت کردیم. در واقع، هدف اصلی یک سامانه ats، خودکار ساختن کل فرایند استخدام از طریق ردیابی و سازماندهی متقاضیان و اطلاعات آن‌ها در یک پایگاه داده است.

اما یکی از پرسش‌های متداول استخدام‌کنندگان و کارفرمایان این است که بهترین ATS برای فرایند مدیریت جذب نیرو باید دارای چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

در پاسخ باید گفت که به طور معمول سیستم های ردیابی متقاضی در انواع مختلفی وجود دارند که بسته به هدف و ساختارشان، ویژگی‌های متفاوتی را به سازمان‌ها و کارجویان ارائه می‌کنند. اما به‌طورکلی معمولا یک نرم افزار برتر ATS مانند برنامه کندو دارای ویژگی‌های زیر است:

• ایجاد و مدیریت صفحه فرصت‌های شغلی
• انتشار فرصت‌های شغلی در سایت‌های کاریابی مختلف
• جمع‌آوری و مرتب‌سازی درخواست‌های شغلی
• ارزیابی رزومه کارجویان
• ذخیره‌سازی رزومه
• مشارکت با اعضای تیم استخدام
• زمان‌بندی‌های مصاحبه
• اشتراک‌گذاری در شبکه‌های اجتماعی

این ویژگی‌ها در یک سیستم ats به شما در جذب نیروی توانمند و در نتیجه موفقیت در بازار کار رقابتی، کمک خواهد کرد. در ادامه درباره هر یک از این ویژگی‌ها به طور مجزا توضیح خواهیم داد.

ایجاد و مدیریت صفحه فرصت‌های شغلی

صفحه فرصت‌های شغلی، صفحه‌ای در وب‌سایت سازمانی شما است که به معرفی موقعیت‌های شغلی باز سازمانتان اختصاص داده می‌شود و از این طریق، کارجویان را به ارسال درخواست برای این فرصت‌های شغلی تشویق می‌کند. علی‌رغم مزایای گوناگون ایجاد این صفحه، بسیاری از سازمان‌ها و کارفرمایان به دلیل زمان‌بر و دشوار بودن ساخت و اصلاح آن، این فرصت را از دست داده و از ایجاد این صفحه منصرف می‌شوند.

اما یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های بهترین ATS، ساده‌سازی مدیریت و اعمال تغییر صفحه فرصت‌های شغلی است؛ به‌گونه‌ای که ایجاد تغییر در آن به‌آسانی تغییر اطلاعات فردی در شبکه‌های اجتماعی خواهد بود.

در واقع، یک سیستم ats حرفه‌ای، راه‌اندازی و مدیریت مستقیم این صفحه را برایتان امکان‌پذیر می‌کند و فضایی را برایتان فراهم می‌سازد تا بتوانید تصاویر، لوگو، توضیحات، دکمه‌های اشتراک‌گذاری در شبکه‌های اجتماعی و مواردی ازاین‌دست را برای بهتر دیده‌شدن فرصت‌های شغلی سازمانتان به این صفحه اضافه کنید.

انتشار فرصت‌های شغلی در سایت‌های کاریابی مختلف

درج آگهی‌های استخدام در سایت‌های مطرح کاریابی، امکان دیده‌شدن موقعیت‌های شغلی را افزایش داده و در نتیجه شانس پیداکردن و استخدام یک نیروی متخصص و توانمند را نیز بالا می‌برد. بااین‌وجود، زمان‌بر و هزینه‌بر بودن انتشار شغل در سایت‌های کاریابی مختلف، این کار را برای سازمان‌ها و استخدام‌کنندگان آن‌ها دشوار کرده است.

اما سیستم های ردیابی متقاضی حرفه‌ای، برای این مشکل نیز راهکار مناسبی پیدا کرده‌اند. یکی دیگر از ویژگی‌های بهترین ATS این است که باید به سایت‌های کاریابی مختلفی متصل باشد. به‌این‌ترتیب می‌توانید بلافاصله پس از ایجاد یک آگهی استخدام، تنها با چند کلیک آن را در همه این سایت‌های کاریابی منتشر کنید.

علاوه بر این، می‌توانید ردیابی کنید که هر یک از متقاضیان از کدام سایت کاریابی به این فرصت شغلی دسترسی پیدا کرده‌اند تا از این طریق استراتژی انتشار آگهی‌های سازمان خود را در آینده، تنظیم و تدوین کنید.

جمع‌آوری و مرتب‌سازی درخواست‌های شغلی

پس از ایجاد آگهی استخدام و منتشر کردن آن در سایت‌های کاریابی مختلف، مدیران منابع انسانی و استخدام‌کنندگان باید کار ارزیابی درخواست‌های متقاضیان را شروع کنند. اما این مرحله، یکی از سخت‌ترین مراحل استخدام برای مدیران منابع انسانی سازمان‌های مختلف است و پیچیده و زمان‌بر خواهد بود.

ابزار ats در این مرحله نیز به کمک استخدام‌کنندگان آمده و کار را برایشان ساده می‌کند. به این صورت که درخواست‌های متقاضیان از سایت‌های مختلف کاریابی و استخدامی به پایگاه داده این سامانه وارد می‌شود و این مدیران می‌توانند آن‌ها را مشاهده، جمع‌آوری و سازمان‌دهی کنند.

هر یک از سیستم های ردیابی متقاضی، از روش متفاوتی برای مرتب‌سازی و سازمان‌دهی درخواست‌های کاری استفاده می‌کنند. برخی از این سیستم‌ها می‌توانند به‌صورت خودکار، متقاضیانی را که با شرایط شغلی مطابقتی ندارند، رد کنند.

باتوجه به توضیحات گفته شده، در حال حاضر، بهترین ATS این امکان را برای مدیران و کارفرمایان فراهم می‌کند که بتوانند در یک پلتفرم به همه درخواست‌های شغلی کارجویان دسترسی داشته باشند و از این طریق، موارد جمع‌آوری شده را مرتب‌سازی و سازماندهی کنند و از انطباق آن‌ها با شرایط موردنظر سازمان مطمئن شوند.

ارزیابی رزومه کارجویان

یکی از مهم‌ترین و زمان‌برترین مراحل استخدام برای مدیران منابع انسانی، مرحله ارزیابی متقاضیان است. سیستم ats می‌تواند نقش موثری در سرعت بخشیدن به این مرحله و ارزیابی دقیق‌تر درخواست‌ها داشته باشد.

باتوجه به این که در طراحی سیستم ردیابی متقاضی از هوش مصنوعی استفاده شده است، می‌توان از این طریق، معیارهایی را برای ارزیابی و تحلیل رزومه هر متقاضی تعیین نمود. سامانه ats نیز با مبنا قراردادن این معیارها، در کوتاه‌ترین زمان ممکن، همه رزومه‌های موجود را بررسی کرده و مناسب بودن آن‌ها را برای موقعیت شغلی موردنظر، مورد ارزیابی قرار می‌دهد.

مثلا، استخدام‌کنندگان می‌توانند کلمات کلیدی یا اصطلاحاتی را که در فرصت شغلی موردنظر، اهمیت بالایی دارد، وارد کنند. بهترین ATS هم غربالگری رزومه‌ها را بر مبنای واژگان کلیدی وارد شده انجام می‌دهد و هر رزومه را با معیارهای مشخص شده تطبیق می‌دهد.

علاوه بر این، امکان ارزیابی رزومه متقاضیان بر اساس الزامات و مهارت‌های موردنیاز نیز وجود دارد. سیستم ats امکان یکسان کردن فرمت رزومه‌ها را هم ایجاد می‌کند که همه این کارها در نهایت باعث سرعت بخشیدن به مرحله ارزیابی رزومه کارجویان و بالارفتن کیفیت این مرحله می‌شود.

ذخیره‌سازی رزومه

یکی دیگر از ویژگی‌های کاربردی نرم افزار برتر ats، ذخیره‌سازی رزومه افرادی است که برای فرصت‌های شغلی باز سازمانتان درخواست ارسال می‌کنند. سامانه ats حتی پس از پر شدن موقعیت موردنظر و جذب نیرو نیز همه درخواست‌های دریافتی را حفظ می‌کند.

این ویژگی می‌تواند در هنگام استخدام کارمند دیگری در این موقعیت شغلی به مدیران منابع انسانی کمک کند. همچنین اگر این مدیران اعتقاد دارند که متقاضی برای موقعیت شغلی دیگری مناسب است، می‌توانند از ذخیره‌سازی رزومه برای استخدام این فرد در آینده بهره ببرند.

بنابراین، یکی دیگر از ویژگی‌های بهترین ATS این است که اطلاعات و رزومه همه متقاضیان ذخیره خواهد شد و از این طریق هرگز ردیابی یک متقاضی توانمند را از دست نخواهید داد.

مطلب مرتبط: مقایسه سامانه ATS با HRIS

مشارکت با اعضای تیم استخدام

با استفاده از ابزار ats مدیران منابع انسانی می‌توانند اطلاعات متقاضی را با همکاران خود در تیم استخدام به اشتراک بگذارند، نقش‌های متفاوتی را به اعضای مختلف تیم اختصاص دهند و تعیین کنند که هر یک از آن‌ها به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشند.

این ویژگی به استخدام‌کنندگان اجازه می‌دهد که همه اعضای تیم را در فرایند استخدام مشارکت دهند و از این طریق به انتخاب درست‌تری برسند.

زمان‌بندی‌های مصاحبه

تا اینجای کار شما با استفاده از سیستم ats توانسته‌اید یک صفحه شغلی مناسب ایجاد کرده، آگهی‌های استخدام خود را برای سایت‌های مختلف ارسال نموده و متقاضیان و رزومه‌های آن‌ها را برای موقعیت شغلی موردنظر ارزیابی کنید. در این مرحله نوبت به مصاحبه با متقاضیان منتخب است.

ATS در این مرحله نیز به کمک استخدام‌کنندگان می‌آید. در واقع، یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های بهترین ATS، آسان کردن برنامه‌ریزی برای مصاحبه شغلی و ارتباط با کارجویان انتخاب شده توسط استخدام‌کنندگان است.
با استفاده از این سامانه به‌راحتی می‌توان اطلاع‌رسانی‌های خودکار را به همه متقاضیان انجام داد. به‌عنوان‌مثال افرادی که برای یک موقعیت شغلی خاص رزومه ارسال می‌کنند، علاقه‌مندند که در کمترین زمان ممکن بازخورد مناسبی درباره رزومه و درخواست خود دریافت کنند.

بدیهی است که این کار به‌صورت دستی، زمان‌بر بوده و به ابزارهای خاصی نیاز خواهد داشت. اما با استفاده از سیستم های ردیابی متقاضی به‌آسانی می‌توانید این اطلاع‌رسانی‌ها را به‌صورت خودکار انجام دهید.

از جمله مشکلات مدیران منابع انسانی در مرحله مصاحبه شغلی، تعیین زمان‌بندی مصاحبه با متقاضیان منتخب، اختصاص زمان کافی به هر یک از این افراد، اطمینان از عدم تداخل مصاحبه متقاضیان با یکدیگر و امکان حضور این افراد برای مصاحبه در زمان تعیین شده است.

انجام این هماهنگی‌ها و کنترل انجام صحیح آن‌ها، زمان‌بر و پیچیده خواهد بود. اما سامانه ats می‌تواند به‌صورت خودکار، در کمترین زمان و به بهترین شکل ممکن، این کار را انجام دهد. این سامانه می‌تواند به‌صورت خودکار، زمان مصاحبه متقاضیان منتخب را مشخص کند و از طریق ایمیل به آن‌ها اطلاع دهد.

علاوه بر این، هنگامی که از یک ابزار برنامه‌‌ریزی یکپارچه برای تنظیم مصاحبه‌ها استفاده گردد، سیستم ats پیش از شروع مصاحبه، زمان آن را به استخدام‌کنندگان و متقاضیان منتخب یادآوری خواهد کرد. پس از انجام مصاحبه نیز، وضعیت کارجویان منتخب از نظر ویژگی‌ها و مهارت‌های موردنیاز برای استخدام در موقعیت شغلی موردنظر در قالب ارزیابی، ثبت و ذخیره می‌گردد.

بنابراین، بهترین ATS با خودکار کردن زمان‌بندی‌های مصاحبه و اطلاع‌رسانی‌های مرتبط با آن، به بهینه‌تر کردن و سریع‌تر پیش رفتن فرایند جذب و استخدام، کمک بسیاری می‌کند.

اشتراک‌گذاری در شبکه‌های اجتماعی

امروزه با گسترش تکنولوژی و فضای مجازی، بسیاری از افراد از رسانه‌های مجازی همچون شبکه‌های اجتماعی مختلف برای اطلاع پیداکردن از موقعیت‌های شغلی مختلف استفاده می‌کنند. به همین دلیل اگر تمایل دارید افرادی توانمند و حرفه‌ای را در موقعیت‌های شغلی مختلف، جذب و استخدام کنید، نباید از این فضاهای مجازی غافل شوید.

سیستم های ردیابی متقاضی حرفه‌ای با درنظرگرفتن این دغدغه کارفرمایان طراحی شده‌اند. در واقع، سیستم‌های حرفه‌ای ats این امکان را به وجود می‌آورند که بتوان تنها با یک کلیک، آگهی فرصت شغلی موردنظر را در چندین رسانه اجتماعی به اشتراک گذاشت.

این کار باعث می‌شود که آگهی استخدام توسط متقاضیان بالقوه بیشتری دیده شود و این افراد بتوانند به‌راحتی از طریق سیستم یا تلفن همراه خود برای موقعیت شغلی موردنظر، رزومه ارسال کنند.

جمع‌بندی و سخن پایانی

در این مقاله مروری کوتاه بر معرفی سیستم ats و مزایای آن داشتیم و سپس به مهم‌ترین ویژگی‌های بهترین ATS پرداختیم.

از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های یک سیستم ATS می‌توان به ایجاد و مدیریت صفحه فرصت‌های شغلی، انتشار فرصت‌های شغلی در سایت‌های کاریابی مختلف، جمع‌آوری و مرتب‌سازی درخواست‌های شغلی، ارزیابی رزومه کارجویان، ذخیره‌سازی رزومه، مشارکت با اعضای تیم استخدام، زمان‌بندی‌های مصاحبه و اشتراک‌گذاری در شبکه‌های اجتماعی اشاره کرد.

atsکندو نیز که به‌عنوان معتبرترین نرم‌افزار مدیریت جذب و استخدام در ایران شناخته می‌شود، همه ویژگی‌های یک سیستم ATS حرفه‌ای را دارد. به همین دلیل می‌تواند نقش موثری در دستیابی سازمان‌ها به نیروی کار توانمند و حرفه‌ای داشته باشد و با سازماندهی و سرعت بخشیدن به فرایند استخدام، در نهایت به آن‌ها در رسیدن به اهداف سازمانی خود و ارتقای برند کارفرمایی کمک کند.