سامانه ATS با HRIS چه تفاوتی دارد و کدام بهتر است؟

موفقیت و رشد هر سازمانی با نحوه مدیریت و استخدام نیروهای انسانی، رابطه مستقیم دارد. به همین دلیل بسیاری از سازمان‌ها با استفاده از شیوه‌های مختلف می‌کوشند تا فرآیند جذب و استخدام را به روندی بهینه و کارآمد تبدیل نمایند. اینجا است که نرم‌افزارهای منابع انسانی، نقشی برجسته و حیاتی در مدیریت منابع انسانی شرکت‌ها بر عهده خواهند داشت. سامانه ats و سیستم‌های HRIS، دو گروه از این نرم‌افزارها هستند.

اگرچه هر یک از نرم‌افزارهای مورداشاره دارای ویژگی‌ها و مشخصات مربوط به خود هستند، اما با استفاده هوشمندانه از این برنامه‌های کاربردی، می‌توان به ارتقای عملکرد منابع انسانی شرکت کمک فراوانی نمود. به همین دلیل در این مقاله ضمن معرفی نرم افزار ats، شما را با سیستم‌های HRIS بیشتر آشنا خواهیم کرد.

جایگاه نرم‌افزارهای منابع انسانی در کسب‌وکارها

امروزه شرکت‌های مختلفی در حال پی بردن به جایگاه و نقش واحد منابع انسانی، در کسب موفقیت‌ و دستیابی به اهداف کسب‌وکار خود هستند. به همین دلیل شیوه‌های نوین مدیریت منابع انسانی، با استقبال سازمان‌های مختلف مواجه شده است. بررسی‌ها نشان می‌دهند که اغلب افراد در طول دوران کاری خود، حداقل با یکی از نرم‌افزارهای منابع انسانی مورد ارزیابی قرارگرفته یا با این ابزارها تعامل داشته‌اند.

این نوع از نرم‌افزارها به‌منظور انجام طیف وسیعی از امور مرتبط با منابع انسانی، به‌وسیله کارفرمایان مختلف مورداستفاده قرار می‌گیرند. به شکلی که برای انجام امور مرتبط با منابع انسانی مانند جذب و استخدام، ثبت حقوق و دستمزد و مدیریت زمان، نرم‌افزارهای مختلفی ارائه‌شده و در دسترس کارفرما‌ها قرار دارند.

در حقیقت استفاده از نرم‌افزارهای منابع انسانی مزایای مختلفی را برای کارفرما به همراه دارد. مزیت‌هایی مانند کاهش هزینه‌های استخدامی و صرفه‌جویی در زمان، جزء مهم‌ترین مزایای استفاده از برنامه‌هایی مانند سامانه ats و سیستم‌های HRIS هستند. در ادامه این مقاله قصد داریم تا به شکل خاص، به معرفی و بررسی نرم افزار ats و برنامه‌های HRIS بپردازیم.

مطلب مرتبط: نرم افزار ats چگونه به سازمان شما کمک می کند؟

آشنایی با سیستم HRIS

نرم‌افزار HRIS (Human resource information system) شامل بانک اطلاعاتی و داده‌های متمرکز کارکنان یک سازمان است که برای انجام فرآیندهای منابع انسانی شرکت مورداستفاده قرار می‌گیرد. نرم‌افزار HRIS می‌تواند به افزایش بهره‌وری مدیران و کارمندان یک سازمان کمک فراوانی نماید.

نرم‌افزارهای HRIS از طریق اتوماسیون کارهای تکراری و ذخیره داده‌ها و اطلاعات کارکنان، موجب صرفه‌جویی در زمان و اتخاذ تصمیمات بهتر خواهند شد. اطلاعاتی مانند اسامی و نشانی سکونت کارکنان از طریق یک نرم‌افزار HRIS قابل ذخیره‌سازی هستند.

همچنین این نوع از نرم‌افزارها می‌توانند در مواردی مانند مدیریت زمان، فرآیندهای استخدامی و حضوروغیاب کارکنان مورداستفاده قرارگرفته و حتی به‌عنوان یک سیستم ردیابی متقاضی استخدامی، به تیم منابع انسانی شرکت کمک نمایند. به‌علاوه انجام اموری مانند ارزیابی عملکرد کارکنان و مدیریت مزایای شغلی، با استفاده از یک نرم‌افزار HRIS امکان‌پذیر خواهد بود.

درنتیجه می‌توان گفت نرم‌افزارهای HRIS برنامه‌هایی جامع برای مدیریت و ارزیابی منابع انسانی هستند که همانند یک بانک اطلاعاتی هوشمند، برای ذخیره‌سازی داده‌های کارکنان سازمان مورداستفاده قرار می‌گیرند. در اینجا این سوال مطرح می‌شود که: «استفاده از یک برنامه HRIS چه مزایا و معایبی برای کارفرما به همراه خواهد داشت؟». در بخش‌های بعدی توضیحات بیشتری در این رابطه ارائه خواهیم کرد.

مزایای نرم‌افزار HRIS

یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از یک نرم‌افزار HRIS، امکان ذخیره اطلاعات کارکنان سازمان به شکل دیجیتال و عدم نیاز به ذخیره پرونده هریک از کارکنان به شکل دستی و کاغذی است. درنتیجه انجام جستجو در بین انبوهی از اطلاعات کارکنان، به شکلی راحت و سریع امکان‌پذیر خواهد بود. از دیگر مزایای این نوع از نرم‌افزارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• امکان گزارش‌گیری و تهیه نمودارهای آماری
• نگهداری محرمانه داده‌ها و حفظ حریم خصوصی کارکنان سازمان
• امکان ذخیره‌سازی حجم قابل‌توجهی از انواع داده و اطلاعات کارکنان
• دسترسی راحت به اطلاعات کارکنان
• امکان بارگذاری فایل‌های ارزیابی کارکنان
• افزایش دقت کارها و امکان تأیید اطلاعات قبل از گزارش‌گیری

معایب نرم‌افزار HRIS

این در حالی است که استفاده از سامانه HRIS می‌تواند معایبی را برای کارفرمایان به همراه داشته باشد. یکی از مهم‌ترین معایب سیستم‌های HRIS، در ارتباط با هزینه تهیه و پیاده‌سازی این نوع از سامانه‌ها در محیط یک سازمان است.

اگرچه قیمت سیستم‌ HRIS به نوع و میزان قابلیت‌های آن بستگی دارد، اما برای تهیه این نوع از نرم‌افزارهای منابع انسانی در سازمان‌های بزرگ، معمولا به یک HRIS باقابلیت‌های متنوع و زیاد نیاز است. همین موضوع منجر به افزایش هزینه لازم برای تهیه نرم‌افزار HRIS خواهد شد.

همچنین ازآنجایی‌که انواع مختلفی از اطلاعات کارکنان شامل حقوق و دستمزد، مالیات و شماره تماس در این نوع از سامانه‌ها ذخیره‌سازی می‌شوند، حفظ امنیت این نوع از سیستم‌ها بسیار حیاتی است. درصورتی‌که سیستم‌های HRIS موردحمله هکری قرار گیرند، ممکن است امنیت کارکنان با خطر جدی مواجه شود.

هرچند سیستم‌های HRIS راه‌حل‌هایی یکپارچه برای هوشمند سازی فرآیندهای منابع انسانی شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف هستند، اما تمام امکانات این نرم‌افزارها ممکن است در شرکت‌های کوچک و متوسط مورداستفاده قرار نگیرند. چنانچه در شرکت واحد فناوری اطلاعات وجود نداشته باشد، کارفرما برای پیاده‌سازی و مدیریت ابزار‌های HRIS باید از افراد خارج از شرکت استفاده کند.

از دیگر معایب این نوع از ابزارها، عدم امکان استفاده از سیستم‌های HRIS روی گوشی‌های هوشمند است. به شکلی که برخی از این ابزارها فاقد یک نسخه موبایلی هستند. درنتیجه کارکردن با سیستم‌های کامپیوتری می‌تواند برای کاربران این نوع از سیستم‌ها تااندازه‌ای دشوار، خسته‌کننده و ناخوشایند باشد.

ازآنجایی‌که هدف از به‌کارگیری نرم‌افزارهای منابع انسانی افزایش کارایی و بهینه‌سازی فرآیندهای منابع انسانی است، درنتیجه برای تمرکز بهتر روی فعالیت‌ها بهتر است از یک نرم‌افزار تخصصی استفاده شود. به‌عنوان‌مثال برای انجام تخصصی امور مرتبط با فرآیند جذب و استخدام، پیشنهاد می‌شود از سامانه ats استفاده شود. به همین دلیل در ادامه، به معرفی این نوع از نرم‌افزارها خواهیم پرداخت.

سیستم ats چیست؟

نرم افزار ats یکی از انواع نرم‌افزارهای منابع انسانی است که به شکل تخصصی در انجام کارهای مرتبط با فرآیند استخدام و جذب نیروها مورداستفاده سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف قرار می‌گیرد. سیستم ats یا سیستم ردیابی کارجویان (applicant tracking system) با ارائه امکانات مختلف در حوزه جذب و استخدام، به بهینه‌سازی و ارتقای فرآیند استخدام شرکت‌ها کمک فراوانی می‌کند.

مدیریت تیم استخدامی شرکت، مدیریت موقعیت‌های شغلی و ارتقای برند کارفرمایی، از دیگر مواردی هستند که با استفاده از یک سیستم ats ایرانی یا خارجی، به‌راحتی امکان‌پذیر خواهند بود. نرم افزار منابع انسانی ats به کارفرما کمک می‌کند تا بتواند تمام رزومه‌های دریافتی را در کوتاه‌ترین زمان ممکن، بررسی و مدیریت نماید.

این ویژگی موجب می‌شود تا هیچ‌یک از رزومه‌های دریافتی کارجویان، از نگاه کارفرما مخفی نماند. درنتیجه شانس جذب و استخدام نیروهای کاری متخصص، به شکل قابل‌توجهی افزایش خواهد یافت. همچنین نرم افزار ats همانند یک بانک اطلاعاتی، رزومه کارجویان را ذخیره خواهد کرد.

به‌علاوه بهترین ats به کارفرما کمک می‌کند تا تعامل بهتری با کارجویان داشته باشد. در حقیقت ویژگی‌های موجود در سامانه ats، بسیاری از کارفرمایان را به استفاده از این نوع از نرم‌افزارها تشویق کرده است. به شکلی که امروزه بسیاری از شرکت‌های بزرگ و معتبر داخلی از سیستم ats ایرانی، برای تسهیل فرآیند استخدام و جذب نیروهای جدید خود استفاده می‌کنند.

کسب‌وکارهایی مانند شرکت سفرهای علی‌بابا، بیمه سامان و صنایع استیل البرز، تنها برخی از شرکت‌های معتبر ایرانی هستند که برای مدیریت فرآیند استخدام نیروهای خود، به استفاده از یک سیستم ردیابی متقاضیان استخدامی یا ابزار ats روی آورده‌اند. در ادامه این مقاله، توضیحات بیشتری درباره مزایای سامانه ats آورده شده است. همچنین شما می‌توانید مقاله «ats چیست؟» را برای کسب اطلاعات بیشتر مطالعه کنید.

مزایای سامانه ats

یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزار منابع انسانی ats، سرعت بخشیدن به فرآیند استخدام نیروها است. معمولا در روش‌های سنتی، زمان بسیار زیادی به فرآیند جذب و استخدام متقاضیان اختصاص می‌یابد. این موضوع نه‌تنها نارضایتی کارجویان را از فرآیند کاریابی به دنبال خواهد داشت، بلکه طولانی شدن فرآیند استخدام برای هر کارفرمایی ناخوشایند خواهد بود.

همچنین در روش‌های سنتی جذب و استخدام، کیفیت و دقت استخدام‌های انجام‌شده در برخی از مواقع چندان رضایت‌بخش نخواهد بود. به همین دلیل در ادامه، به برخی از مزایای استفاده از سامانه ats اشاره خواهیم کرد:

• کاهش هزینه‌های استخدامی شرکت‌ها
• خودکارسازی امور تکراری و صرفه‌جویی در زمان
• امکان تفکیک سریع و آسان رزومه‌های موردنظر کارفرما از سایر رزومه‌های دریافتی
• افزایش مشارکت بین اعضای تیم استخدامی
• امکان طبقه‌بندی رزومه‌های کارجویان بر اساس مراحل موجود در فرآیند استخدام
• بهبود تجربه کارجویان از فرآیند استخدام و جذب شرکت
• بررسی دقیق‌تر رزومه‌ها و افزایش کیفیت استخدامی
• دسترسی به یک بانک اطلاعاتی از تاریخچه تمام رزومه‌های دریافتی
• دسترسی به ابزارهای تحلیلی قدرتمند

معایب نرم افزار ats

حقیقت این است که هر نرم‌افزاری مزایا و معایب مخصوص به خود را دارد. درنتیجه پیش از بررسی قیمت نرم افزار ats و دانلود نرم افزار ats، بهتر است با معایب این نوع از نرم‌افزارها آشنا باشید. همچنین فراموش نکنید که هیچ نرم‌افزاری نمی‌تواند جایگزینی برای اعضای تیم منابع انسانی شرکت باشد.

به خاطر داشته باشید که هدف از به‌کارگیری بهترین ats، ارتقای کیفیت استخدام‌ها و سرعت بخشیدن به فرآیند استخدامی است. شاید کمی عجیب به نظر برسد که یکی از معایب سیستم ردیابی متقاضی شغلی (applicant tracking)، همان خودکارسازی و انتخاب ماشینی در نرم افزار منابع انسانی ats است!

اگرچه امکان جداسازی رزومه‌های دریافتی بر اساس شاخص‌های موردنظر کارفرما یکی از مهم‌ترین مزیت‌های سامانه ats است، اما خودکارسازی،‌ اعمال فیلترها و فرآیند ماشینی گزینش کارجویان، می‌تواند به حذف برخی از متقاضیان استخدامی بااستعداد منجر شود!

این نوع از ابزارها بر اساس فیلترهای موردنظر کارفرما به تفکیک رزومه‌ها می‌پردازند. درنتیجه اگر یک کارجوی متخصص رزومه خود را برای شاخص‌های کارفرما در نرم افزار ats بهینه‌سازی نکرده باشد، امکان حذف شدن رزومه وی از فرآیند استخدام وجود خواهد داشت. از دیگر معایب نرم افزار منابع انسانی ats می‌توان به احتمال بروز خطاهای فنی در این نوع از نرم‌افزارها اشاره کرد.

به‌عنوان‌مثال ممکن است این ابزارها نتوانند نوع خاصی از فونت‌های مورداستفاده در رزومه‌های کارجویان را تشخیص دهند. همچنین استفاده از این نرم‌افزارها به‌ معنای خداحافظی کردن با برخی از شیوه‌های سنتی در فرآیند استخدام است. درنتیجه کارمندان سازمان باید برای کار با این نرم‌افزارها، آموزش‌دیده و پذیرای استفاده از آن‌ها باشند.

سامانه ats و بهبود فرآیند استخدام

اگر تمایل دارید فرآیند استخدام و جذب نیرو در سازمان خود را به ‌شیوه‌ای نوین، موثر و کارآمد پیش ببرید، استفاده از سامانه ats می‌تواند خواسته‌های شما را در این حوزه برآورده سازد. به‌عنوان‌مثال درزمینه مدیریت فرصت‌های شغلی، بهترین ats به شما این اجازه را خواهد داد تا به‌راحتی شغل ایجاد کرده و فرم‌های استخدامی موردنظر خود را بسازید.

این موضوع که فرآیند استخدام نیرو در سازمان شما دارای چه مراحلی باشد، با استفاده از نرم افزار منابع انسانی ats کاملا قابل تنظیم خواهد بود. با استفاده از این ابزارها می‌توانید به هر مرحله استخدامی، یک ارزیابی شغلی اضافه کنید. همچنین بهترین ats مانند نرم افزار کندو امکان انتشار فرصت‌های شغلی را در یک سایت کاریابی، به شما خواهد داد.

در کنار مدیریت فرصت‌های شغلی، یک نرم افزار ats امکان مدیریت فرآیند استخدامی را در اختیار کارفرما قرار داده است. تنظیم مصاحبه شغلی به شکل آنلاین، ارسال پیام به کارجویان و تعیین نقش اعضای تیم استخدامی با این ابزارها، همگی جزء موارد مهمی هستند که می‌توانند به بهینه‌سازی فرآیند استخدام و جذب نیرو کمک فراوانی نمایند. همچنین یک سیستم ats ایرانی می‌تواند در موارد زیر به تیم منابع انسانی کمک نماید:

• تهیه نمودار و گزارش‌های کاربردی با استفاده از سیستم ردیابی کارجویان
• سفارشی‌سازی صفحه موقعیت‌های شغلی
• اطلاع‌رسانی خودکار
• مدیریت رزومه‌ها

جمع‌بندی

امروزه با بهره‌گیری از سیستم‌ها و نرم‌افزارهای حوزه منابع انسانی، می‌توان وظایف تیم منابع انسانی را تسهیل نموده و نیروهای کاری را به شیوه موثرتری مدیریت کرد. افزایش سطح ارتباطات اعضای تیم منابع انسانی و دسترسی سریع و هدفمند به داده‌های استخدامی، از موارد موردتوجه شرکت‌ها برای استفاده از نرم‌افزارهای منابع انسانی هستند. دراین‌بین سامانه ats و سیستم‌ اطلاعات منابع انسانی (HRIS)، جایگاه ویژه‌ای در حوزه منابع انسانی دارند.

هریک از برنامه‌های مورداشاره ضمن تسهیل فرآیندهای منابع انسانی، به بهبود و ارتقای فعالیت‌های موردتوجه در این حوزه کمک فراوانی می‌کنند. به همین دلیل در این مقاله ضمن آشنایی با سیستم‌ اطلاعات منابع انسانی (HRIS)، به معرفی نرم افزار منابع انسانی ats پرداختیم.